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第四章第十一条
会议准备
凡已列入公司月度工作计划的会议，如无特殊情况应如期召开。如需改期，或遇特殊情
况需安排新的临时行政会议时，会议主办部门应提前一天报备办公室调整会议计划。第十二条会议通知遵照以下规定：
（一）公司总裁办公会由办公室负责通知与会人员；（二）其他已列入公司月度工作计划的会议，由主办部门直接通知与会人；（三）属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知：1、未列入公司月度工作计划而临时提拟的会议；2、虽然已列入月度工作计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；3、其它应另行通知的情况。（四）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应通过OA系统进行书面通知。第十三条会议的其它准备工作遵照以下规定：
（一）会议主办部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；（二）会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材等会议所需的各种设施、用品等。
第五章第十四条第十五条
会议现场组织
会议现场组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。会议主办部门负责人或主持人须遵守以下规定：
（一）应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；（二）应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；（三）应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳
f和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；（五）应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。第十六条与会人员须遵守以下规定：
（一）应准时到会、签到；（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题；（三）遵循会议主持人对议程控制的要求；（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；（五）遵守会议纪律；（六）做好本人的会议纪录。第十七条保管。第十八条公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：r