准521质量手册的编、审、批:质量手册由质量保障部负责组织编写,管理者代表负责审核,总经理批准后发布。522程序文件的编、审、批:管理者代表负责分配给各程序归口部门编写与之相关的程序文件,经有关部门会审,由管理者代表批准后生效。523三级文件类的编、审、批:各部门根据工作需要,编写相应的作业指导书类文件供生产、检验及管理使用。由文件归口部门编写,部门主管审核,公司主管领导批准后生效。
53外来文件的控制531管理体系(副)代表负责在外来文件方面与客户方面的联系工作。532文件管理员负责对所有外来文件进行编号和管理。533各部门应保存管理下列文件、验证用数据以及记录:
a)从供应商处得到的数据(不使用环境管理物质保证书、测试报告、成分表等)。b)与顾客的往来文件。c)来自顾客的文件(包括借用文件的外部文件)。d)从顾客以外得到的外部文件(法令法规等)。
54文件状态及格式的规定541版本号采用英文字母A、B、C……以此类推,后者较前者为最新有效版本。如结构体制等大修改则更换版本号。542状态采用自然数字表示,即从0开始,0表示未修改,1表示第一次修改,依次排序最大为30,大者为最新有效状态。若内容和程序修改则更换状态号。状态修改若达到30次,则版本号用后一字母表示:如:原来为B版的某一程序文件,若修改达30次,则更换新版本号为C版,修改状态则从0开始。特殊情况不受此项规定限制可直接换版。543二、三级文件的格式规定
a)首页格式规定1)页面设置:具体见下图红色框内容:
图2首页页面设置示意图
3
f文件控制程序
2)字体及其他要求:标题和文件名称为三号黑体,其它均为五号宋体;表的外框线、表头的下框线均为1磅的粗实线;表中的行高为08cm,列宽为默认值。
b)正文格式规定1)将光标放在首页末,单击“插入”“分隔符”,如下图:
版本状态:A0
图3分隔符示意图2)页面设置,具体见下图红色框内容:
图4正文页面设置示意图3)页眉设置
在菜单栏中单击“视图”“页眉和页脚”,光标在第二页页眉中闪动,输入页眉内容,即:文件名称为三号黑体,其它均为五号黑体。具体如下图见红色框内容:
图5页眉格式示意图单击“显示下一项”按钮,分别在奇数页、偶数页设置页眉内容。如下图:
4
图6显示下一项示意图
f
4)页脚设置在第二页中,单击“页眉和页脚间切换”按钮,如下图:
版本状态:A0
图7页眉和页脚切换示意图单击r