好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。开幕酒会是展会联络各方感情与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式因此需要精心筹划以达目的。
二、会展布展与现场管理
1办展机构现场管理
1、展会现场布置
2、展会注册及入场管理
3、展会证件与门票管理
4、展会设备设施管理
5、展会现场的安全管理
6、展会现场的知识产权保护工作
7、展会现场的相关活动管理
8、展会现场的其他服务
9、应急处理小组
2参展商的现场管理工作
展前主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册编制含有展企业名册的会展快讯派发给专业观众、专业市场在展会的介绍网站上开辟了供求平台企业在展前、展中、展后都可以在网上注册发布产品供应信息和采购信息为买卖双方搭建平台。
展中主办单位为展商提供增值服务有站家现场答疑会和各类研讨会帮助企业解决生产管理中的难题有产销对接洽谈会为买卖双方牵线搭桥提升买卖双方的贸易成功率有新技术推介会推介新技术工参展商学习引进除此之外还将举行参展知识培训会对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。
f展后主办单位对参展企业即使走访听取意见是下一界的增值服务做得更完美同时进行企业展后成果的跟踪报进提高展会和企业知名度。
3观众登记和入场管理
观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。
为了提高工作效率我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开并进一步将现场注册的观众分为两类即有名片和无名片的前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡后者则要在主办方人员的指导下填写登记表然后再登记处办理手续。
科学的观众登记不仅能保证观众迅速入场还有利于会展主办单位日后建立营销数据库由此可见观众登记和入场管理的重要性。另外
我们在还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌这样可以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
4撤展管理
1、展位的拆除
2、参展商租用展具的退还
3、参展商展品的处理和回运
4、展品出馆控制
5、展场的清洁
6、撤展安全保卫
5参展观众的统计
1、依据观众办理登记手续的内容进行统计
2、根据门票进行统计
3、参展商的客户统计
三、会展现场风险与安全管r