档案整理的质量要求
一、档案整理几个概念
一档案整理定义
是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等组成有序体系的过程。
二档案整理的基本要求
遵循文件材料的形成规律和特点保持文件材料之间的有机联系区分文件材料的价值确定档案的保管期限便于保管和利用。
三档案整理的文件范围
凡是本机关工作活动中形成的具有查考保存价值的文件材料包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等在办理完毕后均须整理保存。
四档案整理的方法
一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1以“案卷”为单位整理就是立卷即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2所谓案卷就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案对文件
材料进行实体分类组合即将经过分类的文件材料按一定形式组合起来编目即将经过组合以后的文件材料进行系统排列和编目。
3以“案卷”为单位整理的档案其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种硬卷皮型号有121520cm三个规格
以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》
5以“案卷”为单位档案整理的适应范围
f
1大部分单位短期保管现10年的文书档案乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理
2各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
3科技档案按“卷”整理整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》GBT118222000执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DAT292执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
4会计档案按“盒卷”整理整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》财会字〔1998〕32号。
6按“卷”整理的文件整理步骤是文件分类、鉴定保管期限、排列、编r