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公司文件管理制度
文件编号
制定部门
1、目的：为规范公司文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件非预期使用，特制定本规
定。
2、适用范围：适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等，以及各部门制定
的内部使用文件。
3、职责：
31办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理；
32各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。
4、管理要求
41文件的发放
411各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。根据文件的性质分为：受控文
件和临时文件。受控文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件，
临时文件的有效期不超过3个月。
412受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期；临时文件发
放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章，填写分发号和发放日期。
413文件编号应严格执行下表的规定：
序号
文件编制部门
编号
序号
文件编制部门
编号
1
董事办
DS
7
后勤部
HQ
2
董秘办
DM
8
采购部
CG
3
总经办
ZB
9
销售部
XS
4
财务部
CW
10
零货库
LS
5
办公室
BG
11
整件库
ZK
6
质管部
ZG
12
信息部
XX
414文件发放时由文件发放部门填写“受控临时文件收发记录表”，由文件接受部门负责人（或部门
负责人指定）签字接收，实行“谁签字谁负责”的要求。
修改时间
修改内容
批准
审核
制定
年月日
年月日
年月日
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文件编号
制定部门
42受控文件的保管与使用421各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件。其职责包括修订本部门“文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。422受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50200元绩效；并及时向文件发放部门申请补发。43文件的复制431使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制，各部门不应擅自复制，否则扣绩效100元张。432文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章。434复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表”上进行登记，由接收人签字。44文件的更改与收回441文件由文件发放部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表”的登记r