要更换时，由使用单位提出申请，经文件主管部门负责人同意后，将原破损文件收回销毁，并重新填写《文件借阅、复制记录》原分号注销。553当文件丢失，由文件使用部门提出申请，说明原因，经文件主管部门负责人同意后补发填写《文件借阅、复制记录》并注明丢失文件分发号作废。554文件持有人调离时，所在部门应及时收回其持有文件注销登记，交
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f原发放部门保存，新上岗人员领用文件时，须所在部门提出申请，经主管部门审批同意后补发。XXXXX食品有限公司程序文件423文件控制程序编号：TY0101A版次：A0页码：45
555文件借阅应经主管部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，程序文件不外借。556文件主管部门应根据文件发放和使用情况及时识别和剔出作废文件，在《文件借阅、复制记录》上注明作废标记，并将文件收回统一销毁。56应确保文件保持清晰，易于识别561办公室负责《质量手册》与质量管理体系有关的文件发放登记。562技术类、标准类、合同类文件、外来文件等编号登记并标明受控状态，根据审批人确定的发放范围发放。563文件发放前，由办公室主管领导批准后按范围发放，发放时填写《文件发放、回收记录》，领用人签字。564《质量手册》、《程序文件》、《支持性文件》按以下方法编号，明确受控状态，以便识别，其它文件由本部门自行编号，以清单形式识别。《质量手册》TY01－A
《质量手册》中的《程序文件》编号为TY01加两为数的该程序的序号－A《管理制度汇编》565文件编号说明a）公司名称及缩写代号：XXXXX食品有限公司TY文件代号文件名称TY02加两为数的该制度的序号－A
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fb）第一层文件TY01－AXXXXX食品有限公司《质量手册》A版c）第二层文件TY02－AXXXXX食品有限公司《管理制度汇编》A版57确保外来文件得到识别，并控制其分发571质检部依据生产、经营识别公司对法律法规、行业标准的需要，利用互联网查找，向相关法律、法规部门咨询，向相关主管部门查询等手段收集本公司适用的法律、法规、标准类文件等。572与质量管理体系有关的外来文件由质管部负登记编号，由质管部主控。573质检部依据相关部门对上述文件的需要进行发放。XXXXX食品有限公司程序文件423文件控制程序58作废文件防止作废文件非预期使用，若因任何原因而保留作废文件，应对这些文件进行适当标识。581文件主管部门应根据文件发放和使用情况及时识别和剔出作废文件，在《文件借阅、复制记录》上注明作废标记，r