办公用品管理制度
为加强公司办公用品管理,控制费用开支,规范办公用品的采购与使用,本着勤俭节约和有利于工作的原则,根据公司实际情况,特制定本制度。(一)适用范围本制度适用于全公司办公用品的采购。(二)管理职责1、员工:严格遵守本制度中相关管理规定。2、综合办公室:负责制定、修正、解释本规定,负责对办公用品采购进行监督、检查、记录,并对相关违规行为进行处理,负责保存本制度中相关表格。负责相关办公用品的采购,保管工作。(三)办公用品分类办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。(四)办公用品管理规范1、采购流程(1)各部门应根据工作需要在每月25号之前将下月的办公用品需求计划提交给综合办公室,由综合办公室负责确认是否有库存或有无可替代物品,然后根据实际情况填写《物资采购申请表》,并找相关领导签字批准,交给财务部最后审核,提供预算资金以及《物资采购申请单》复印件给采购专员去采购。(2)采购专员根据《物资采购申请单》复印件中相关物资开始议价、采购。(3)各部门若需采购临时急用的办公用品,由部门主管填写《物品采购申
f请单》,并在备注栏内注明急需采购的原因,经财务部审核后报总经理批准,后由采购专员进行采购2、入库、保管规范(1)办公用品由综合办公室统一入库保管。(2)办公用品入库前由综合办负责验收,对于符合要求的,登记入库;对不符合要求的,由采购专员负责办理调换或退货手续。(3)购入的办公用品应即时入库存储,物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接,在《办公用品入库登记表》如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字以便作为费用报销凭证,物品采购发票或收据由综合办负责整理并找相关人员签字确认后,方可报销。(4)综合办公室负责对办公用品做到分类存放,整洁有序。(5)库存办公用品的种类和数量要科学、合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。(6)加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用;替换下的各类办公设备交由综合办公室统一保管,要及时回收。登记造册,修旧利废,充分利用。(7)定期进行办公用品库房盘点,确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。r