一些基本情况进行登记接洽来访工作等要求态度热情主动问好问清来访意图并迅速做出判断给予恰当安排
工作地点不同的文员可能根据工作内容有一些区别按照精细分工我们下面分别介绍在前台和在办公室工作的文员如何进行接待工作
一负责前台的清洁工作二热情接待来访者做到主动热情大方平等礼貌的对待每一位来客三看到客人必须起身然后问候并点头微笑四如果是事先预约的客人要确认一下您是xxx先生吗并带其到接待室五如果同时还有别的客人访问其他负责人时要代为接待引见六如果是没有约好而老访的客人要问清客人姓名公司及来访意图等再询问上级是否接见如果同意才能进入接待室七负责报刊信件邮件的收发与保管八负责下班后前台电源的关闭和正门关闭
f九检查办公设备发现故障后及时报修十领导接待重要客人时要根据服务规范要求做好各项工作不得马虎十一要有强烈的责任心不得随意离岗要勤观察掌握接见状况及时配合领导的接待工作十二严格执行安全保密制度不得随意让他人进入接待室十三负责各类文件资料的打印复印整理资料文件十四负责收发各类传真信函邮件等以上这些可以适用于大多数不同岗位文员的接待工作大家可具体看情况而选择采购文员工作职责1请购单、验收单之登记。2订购单与合约的登记。3交货记录及跟踪。4供应商来访的安排与接待。5采购费用的统一申请与报支。
f6进出口商品文件及手续之申请。
7电脑作业与档案管理。
8承办保险、公证事宜。
文员的工作权限
文员工作中要注意自己的权限范围除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点
一不能代表上司做决策否则就是越权
二不能代表上司发号指令否则会令上司反感这也是一种对领导不尊重的行为
三不能在过做时间处理自己的私人问题这是一个起码的公司规范任何公司都是不允许的
以上只是几个大概的主要方面作为文员最值得注意的是