XLFZ1201110
江西省降龙水利水电建设公司成都分公司文件
XLFZ字〔2011〕（1）号签发人：吴建华
内部文件及档案管理的制度
一、目的有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。二、适用范围适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。三、文件管理1、文件编号要素
编号要素编码对照表
公司代码
部门代码
文件代码
文件编号
文件版本
XLF
总经办
Z
1－99
1020
行政人事部
R
1－99
工程部
G
1－99
财务部
C
1－99
经营部
J
1－99
（二）、文件的编写管理流程：
1、文件的起草、编制
各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。
2、文件的审批
21文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、
统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。
22技术文件落实技术责任制，由设计、核对、审核、工艺、标准化和审定等责任人签字，
由总经理批准。
20220425共4页第1页
f3、由行政人事部负责统一编号、印制、下发。4、发放41各种文件应由董事长批准签发。42按发放范围发放文件。文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号的文件。当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到文件管理部门办理领用手续。43当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。5、文件的更改51文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。52文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。53文件换版和作废54文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。55作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。6、文件的管理61文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入《文件登记表》中。62需借阅文件、资料的人员，需填写《借阅申请单》，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在《文件借阅表》上登记。借阅r