电报电话公司、强生等都加入了企业再造的行列,而且取得了显著的业绩。其中以福特公司应付账款部门的采购业务流程再造最为典型。福特Ford汽车公司是美国三人汽车巨头之一,但是到了本世纪八十年代初,福特像许多美国大企业一样面临着日本竟争对手的挑战,因而想方设法削减管理费用和各种行政开支。当时仅在福特汽车公司的北美分公司,财务人员就超过500人。为了减少开支,福特的管理层认为,可以借助办公自动化来减少两成的间接成本,并把财务人员缩减为400人。而福特公司拥有22股份的日本马自达公司,做同样工作的人只有5个人。尽管两个公司在规模上存在一定的差距,但5500的差距让福特公司震惊了。为此,福特公司决定对其公司与应付账款部门相关的整个业务流程进行彻底再造。福特汽车公司采购业务流程是采购部向供应商下定单,同时把副本送付账部和物料部,厂商将货品送到物料部,同时将发票送给付账部,物料部对货物进行清点、记录,然后将验收单送到付账部,付账部将所持的验收单、订单和发票三种文件相互查验,如都相符,就如数付款给厂商。其业务处理流程如图一所示。
第一次再造只做了一点变动,即采购部不直接向供货商发送订单,而改向付账部送预购单,付账部在收到预购单后,直接向供货商发送定货单。初步的流程改革虽然简单,却给多个部门带来好处:采购部只需向付账部送预购单,免去了向供货商发送定货单的任务;对供货商来说则免去了向付账部发送发票的手续;而付账部的得益更多,现在它只接受来自两个信息源(采购部及物料部的信息,核对的工作量大大减少,工作准确度也大为提高,即使发现单据不符情况,调查只涉及采购部和物料部,不需要找供货商。因此,这一步改革使付账部的人员就
f减少了75。第二次流程再造的核心是将核对工作由付账部转到物料部,采购部同时向付账部及物料部发送预购单。物料部在收到货物后,立即与采购部的预购单核对,符合时就向付账部发送收货单;若不符合,就将货物退给供应商。第二次后付账部的工作任务只有两个:根据采购部的预购单向供应商发送购货单;根据物料部送来的收货单向供货商付款。在这种情况下,付账部的人员可大大减少,后来只需要20人左右就足够了。第三次流程再造的核心是把现代信息技术应用于流程再造,利用共用数据库代替文件的传输,以提高信息传递的速度和准确性以及付款流程的效率和性能。福特公司开始进行采购流程再造,他们采用先进的信息技术,高r