。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。4．档案盒内首页应当设置档案索引表。
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5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。
6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。
五、管理原则1．行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年；2．员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存；3．未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。
附件：1《应聘人员登记表》2《员工入职申请表（管理）》3《员工入职申请表（普工）》4《背景调查表》5《与原单位解除劳动关系证明书》6《入职培训记录表（管理）》7《入职培训记录表（普工）》8《劳动合同签收单》9《劳动合同签收一览表》10《员工转正审批表》11《培训学分分录表》12《外部培训申请表》13《培训协议》14《外部培训报告》
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f15《管理干部履历表》16《内部调动审批表》17《劳动合同补充条款》18《工作移交清单》19《管理人员离职审批表》20《生产员工离职审批表》21《解除劳动关系确认书》22《档案管理信息表－贴档案袋用》23《管理人员人事档案目录》24《生产人员人事档案目录》
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XXXX股份有限公司总经理：
二一二年八月二十五日
主题词：规范人事档案通知
抄报：区域总经理事业部（副）总经理行政人事总监
抄送：事业部人事（副）经理
XXXX股份有限公司华北区域
2012年8月25日印发
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f入职日期：
姓名政治面貌所学专业技术职称身份证号现居住地
亲属姓名
关系
人员基本资料表
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应聘职位
性别学历
出生年月籍贯
身高电话号码身份证住址爱好及特长
婚否民族体重
家庭成员（若有亲属在本公司工作请说明）
年龄
工作单位、职务、通讯住址
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