管理实施细则1、在《学生会章程》里需明确注明，院学生会的档案资料由院学生会办公室专门负责，院学生会各部门、各社团组织有义务配合办公室做好档案资料的收集工作。2、院学生会办公室需保证及时、准确的收集相关档案资料。3、院学生会各部门、各社团组织的年度、学期工作计划、工作总结需以电子介质、纸介质两种形式同时交予办公室。电子介质类可直接发送至院学生会日常工作邮箱（2422173794qqcom），纸介质类一式两份交予办公室档案管理人员。4、院学生会办公室档案管理人员需定期查看工作邮箱，保证电子介质类档案的及时下载、存档。电子介质类档案需合理分类，每个星期备份一次，每个学期做一次统一归纳，刻录光盘。5、院学生会办公室收取纸介质类档案的时间为每周一至周五的工作时间（上午8001200；下午143017：晚上19002100）30；，院学生会档案室只保留过去两个学期的档案资料，每个学期在第15个工作周时应及时对档案室内一年前的档案进行清点、登记、封箱，存入学生会仓库。6、在院学生会办公室值班室内查阅档案的人员应在查阅后归还原处。办公室值班人员每天值班结束后，需检查、整理档案，并锁好档案柜。7、办公室值班人员需及时将归还的档案放置原处，消除借阅登记。并每个星期统计借阅情况，对未按时归还档案的组织和个人应及
f时提醒，保证出借档案资料的及时回收。一成员档案包括学生或成员名单、平时表现、任职情况及奖励情况。二会议记录由办公室负责全部会议记录，各部门召开例会时也要做好相应会议记录，归入档案。三活动记录院学生会的各项活动应由承办该活动的部门将活动的策划、过程、影像资料及总结等文件于活动结束后五个工作日内归纳整理，形成书面材料交由办公室归档。四院学生会各部门及各系部团总支学生会的档案包括院学生会各部门及各系部团总支学生会每学期的工作计划和总结，各系部团总支学生会主要成员的联系表。三、院学生会档案管理内容：一各类档案是主席团对各部工作表现作综合评价的重要依据，也是对院学生会成员进行考核和评价的依据。遇有成员新近调入、工作调动或辞职离任时，要及时报办公室备案，并将该成员档案统一装档。二各部门每学期工作伊始都应向学生会主席团呈交一份详细的工作计划，在每学期即将结束前向主席团呈交一份工作总结，详细记录下本学期内完成的工作任务；在举办大型活动前，做出可行性计划，包括活动具体方案、活动预算等；活动r