议记录员会议记录人员由会议组织者安排本部门人员会议记录在会后24小时内整理上交至办公室办公室汇总后上交至总经理助理由总经理助理将会议内容上报至总经理。
总经理助理组织办公室按会议决议开展工作。
会议与文件跟踪表
f一、目的为了便于各部各机构准确、高效的学习和落实通知文件特下发本流程。
二、范围福满家集团总部、各分支机构。
三、内容
1、文件审批
1所有流程、规则、制度等文件下发前必须交由规则建设部审核董事长审批。
2方案性文件必须由上一级领导审批重要方案要多级审批。
2、明确发文部门文件审批后须统一交由相关部门下发
1总部由办公室下发
2围场分部由围场办公室下发
3各超市统一由店长室下发
4便利店由总经理室下发
5大酒店由办公室下发。
3、明确接收部门将文件交给发文部门时要明确列出文件接收部门是全员接收还是个别部门接收。
4、文件下发
1发文部门在1个工作日内将文件发送至相应部门紧急文件要第一时间传送
2电子文件通过邮件方式传送纸质文件通过复印和传真方式发送
3文件下发时必须使用统一编号例如福满家集团2014年7月001号文件福满家超市2014年7月005号文件。
5、文件存档
1纸质文件由发文单位存档。
2规则类文件由发文单位发送电子版文件到规则建设部存档。
6、文件下发追踪
f1发文部门发文完毕后立即通知接收单位接收文件要求接收部门进行邮件反馈或签字确认。
2因发文不及时或通知不及时发文部门需承担相应责任。
3文件下发后及时将文件记录在《会议与文件跟踪表》中。
7、文件接收反馈文件接收部门收到文件后应第一时间进行反馈电子文件通过邮件反馈纸质文件须在文件下发记录上签字。
8、文件落实
1文件接收部门必须按照文件相关规定开展落实工作并根据要求定期反馈文件落实情况。
2各级接收部门要将文件存放于指定位置。
9、文件落实监管
1文件制定部门须按时监管文件落实情况并定期向上级汇报落实情况。
2督导部门定期监督、检查文件落实情况并定期向上级汇报情况。总经理助理负责集团总部各项重要工作的督导并定期向总经理汇报工作。
3规则建设部负责监管文件下发各项流程监管各部是否按要求落实执行并定期向相关领导汇报相关工作。
10、注意事项
因人为失误造成的文件未能及时下发落实由责任人负主要责任、各相关管理部门负连带责任。
本文件自下发之日起执行。
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