边等填写格式不规范，这给计算工龄、调资、定职等工作带来很多麻烦。这些问题使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。学校教师中高学历、高层次的人才很多，但现今的人事档案材料中，却存在着凭证材料居多、科研材料偏少的情况。因此，在他们的档案信息中，应该要多增加一些与其学术范围及研究成果有关的内容。
4管理手段仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂
以前各个中专学校的人事档案都归校办公室管理，或由文书档案人员兼管。档案大都以纸质档案为主，专业管理队伍人员较少，力量薄弱，疲于应付各种档案材料的收集、整理、装订，没有时间和精力进行档案材料的编研和电脑输入，不能建立完备详实的人才库。对人员信息的采用，只能靠记忆和印象，现在面临的问题是高校、科研单位之间信息的交流沟通更无从谈起，科研队伍不能在更大范围内进行优化组合。
5“人档分离”现象越来越多
现代社会，人才流动加剧，这与传统的人才观念和人事管理模式形成矛盾，加之一些不合理、不规范的流动，造成人才流动与档案转递不同步，造成“人档分离”。有些教师档案无法及时转过来，有些教师已经流动，档案仍在学校人事部门，这给人事档案管理提出了新的难题。
二、加强高职院校档案管理的对策与措施
1更新理念，建设专业化档案管理队伍
人事档案管理是一门高度综合的社会科学，具有自身的理论和发展规律，从事人事档案管理的人员应加不断强理论学习，增强业务能力，正确认识人事档案管理工作的重要地位和巨大作用。在职能上要从管理型向服务型转变，从服务观点出发，以服务促管理，以管理完善服务，在思想上要做到解放思想，摒弃旧观念，以强烈的责任心和紧迫感去大胆改革，立足本职，在工作实践中进行理论研究和探索。档案管理人员应树立超前服务意识，根据学院的工作规划，围绕教学、科研、机构改革这些中心工作，一方面必须与时俱进，抓紧学习，要勤于钻研业务，系统掌握档案业务知识专业和理论知识，使自己具有精深的专业知识；另一方面要加强计算机使用知识和互联网使用知识的培训，这样才能够有效地提高人事档案管理的效率和质量，使之能够满足学院各级单位及个人的需要，适应新时期人事档案管理标准要求，实现人事档案管理的现代化。
2建立科学的管理制度，规范管理
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对于不适应新形势的规章制度必须要进行改革及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度。比如：在人事档案的收集上r