应设计好规格、件数，并提出初步印制价格。（4）各部门验收时，要先查明物品规格、件数、价格是否相符，确认后在交货单上签字。（5）办公室在审核发票时，认真查对交货单，确认无误后签字，报分管领导批准后付款。（6）低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张不浪费的原则，从严从细控制使用。（7）高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养；确需维修时，
报请分管领导同意后，办公室通知具办。2、文印、传真（1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购，各部门登记领用。（2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用A4纸，标题用华文中宋体，小二号字，
正文用仿宋体，小三号字，纸张尽量双面使用。（3）要求能够手工书写的材料尽量手工书写。（4）工作之外，需要打、复印的，一律收费（总经办代收）；不允许私自打、复印或发传真，
一经查实，将给予当事人10元50元次罚款。收费标准：打印：A4纸050元张B5纸100元张复印：A4纸050元张B5纸100元张A3纸100元张传真：200元次（发）100元次（收）
四、印章管理制度
1、印章刊刻与启用（1）公司行政章、合同专用章、财务专用章、钢印、法定代表人签名章、财务使用的法定代
表章，在刊刻前应当由经办人到公司办公室开具专门介绍信。（2）公司直属机构印章和出纳印章刊刻前应由经办人到公司办公室开具介绍信。（3）机构注销、裁撤、法定代表人变更及出纳变更时，相关印章必须由办公室及时收回、集
中保管。（4）印章启用与变更按公安机关相关规定执行。
2、印章保管（1）各类印章应确定专人保管，保管人员应当同公司签订《责任状》。（2）各类印章保管人变动，必须先办理印章交接手续。
3、印章使用
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（1）用印审批：经济合同、正式文件用印前必须经领导文字批准，日常事务由办公室主任或分管副职批准。
（2）盖章登记：印章保管人盖章时，应逐笔在《用印登记表》上登记，口头批准用印的领导必须在登记表上签字。
（3）空白介绍信：未经主管领导部门文字批准，严禁发出空白介绍信，空白介绍信必须留存根，领导人必须在村跟上签字，空白介绍信上必须注明有效期，未使用的空白介绍信应及时退回。
（4）空白信笺：未经领导批准，严禁发出空白信笺。经批准发出的空白信笺印章上必须注明用途。
（5）携章外出：办公室主任及经理层人员确因工作需要须携章外出的，应当登记，携章人应当签字并保证妥善保管、及时退还。
五、合同管理制度
1、订立合r