XX大区物业系统客户档案管理制度
编制审核批准邓海笑张健伟樊敬凯日期日期日期201501012015010120150101
修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人
f1目的为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。2适用范围适用于物业服务中心对客户档案进行收集、保存、使用。3职责31总经理：负责批准制度的使用和修改。32品质督导组：负责编制、修改本制度，以及城市物业公司提出修改申请和修改内容的审核报总经理审批。33城市物业公司品质管理部：负责本制度的落地实施情况，收集物业服务中心修改意见，向大区品质督导组提出修改申请。34物业服务中心：负责制度的落地，反馈实施过程的有效性、适宜性。4方法与过程控制41客户档案内容本规定所指的客户档案包含但不限于：客户身份证档案、客户通讯录、房屋出租档案、合同档案、客户房屋装饰装修档案、客户投诉档案、与客户访谈的记录、车辆档案等。42档案的分类收集序号档案类别2《临时管理规约》3《精神文明公约》4《消防安全责任书》、1客户专用档案5客户（业主及家人）的身份证复印件6《入住资料物品交接记录签收表》7照片（业主及家人）8《业主（住户）资料登记表》9客户车辆档案档案名称1《前期物业服务合同》
f10《房屋维修记录单》11《紧急情况联系授权书》12租赁资料等1《装修申请表》2《装修安全协议》3《施工人员行为规范》4装修公司相关资料5施工图纸6装修施工许可证2客户装修档案7装修验收记录表8装修整改通知单9装修管理协议10装修垃圾清运协议11装修禁止行为及注意事项交底说明书12装修现场监控记录表13装修违规记录及照片等1客户投诉档案3其他档案2客户沟通的记录3满意度调查记录4品质监控资料等42档案的存档要求序号1类别档案袋封面要求1标明房号、业主姓名2档案袋按排序记录1文件夹、档案袋分类有序存放，2档案柜标识清晰2档案柜内文件建立《档案柜文件清单》并按排序记录备注1同类资料档案袋要进行编号2所有资料存放后，要填写《文件资料存储
f1客户的档案袋应按楼层、单元、楼清单》，以便查阅。3资料摆放栋号有序管理2标识清晰，方便查找
43档案保管431客户档案属于保密级文件（尤其是客户身份资料），由资料管理员妥善保管，不得私自散播其内容，未经服务中心负责人批准，其他任何人不得翻阅、复印、或带离办公室（含文档管理员）。432如有特殊情况确需翻阅的，r