资料、发言人名单、列席会议部门等落实并布置会场准备好会议所需的各种设施、用品等
2、公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政人事部负责。
第八条、会议组织
一、会议组织遵照“谁主办谁组织”的原则
二、会议主持人须遵守以下规定
1、主持人应不迟于会前20分钟到达会场检查会务落实情况做好会前准备。
2、主持人一般应于会议开始后将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明。
3、会议进行中主持人应根据会议进行中的实际情况对议程进行适时、必要的控制并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言以确保议程顺利推进及会议效率。
4、属讨论、决策性议题的会议主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述适时提交与会人表明意见对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
即确定负责人、追踪人、督办人
三、参会人员须遵守以下规定
1、应准时到会并在《会议签到表》上签到
f2、会议发言应言简意赅紧扣议题
3、遵循会议主持人对议程控制的要求
4、属工作部署性质的会议原则上不在会上进行讨论性发言
5、遵守会议纪律与会期间应将手机调到振动或静音状态。会议期间不允许接听电话如须接听请离开会场
6、做好本人的会议纪录。
四、会议记录。
公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定
1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录根据需要整理会议纪要
2、会议记录应尽量采用实录风格确保记录的原始性
3、对会议已议决事项应在原始记录中括号注明“议决”字样
4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟在一个工作日内呈报会议主持人审核签名
5、负责会议考勤记录并报会议主持人核准
6、做好会议原始记录的日常归档、保管工作及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报行政人事部考勤人员。
五、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档
1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定并由行政人事部存档备查
2、各部门的会议记录由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管同时将一份副本送行政人事部统一归档备查
3、会议记录为公司的机要档案保管人员不得擅自外泄其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
第九条、会议跟进
f一、会议决议、决策事项需要会后r