会展接待方案
2011年02月
一、时间、地点时间：2011年2月20日（周日）16：00地点：北京中心二、参会人员名单
f三、会议日程
时间
15301600
签到、接待
主持人：北京市科委党组书记
16001620
工作汇报
16201640
中心工作汇报
16401720
领导讲话
17201730
合影
17301930
晚餐
内容
f四、会议、接待流程1文字材料准备：a汇报材料准备：i工作报告（）ii中心报告（）b报告制作、审核及提前上交i根据会议需求确定文件内容（）ii审核会议材料（）iii会议开始前，将终稿报告交给办公室负责播放的同事，放入屏幕播放电脑，保证播放正常（）2领导邀请a科委领导邀请：委办沟通确认参会人员名单后邀请b其他委办局领导：委办拟函确认人员名单后邀请3会场布置a背板设置：i确认会议是否需要背板，根据会议要求联系背板制作ii本次活动用G20背景墙设置背板
fb桌椅摆放：（详见六、座位摆放图）i确定参会领导人数，根据主席台就坐情况，制定摆放方式（课
桌式、U型桌等）（）ii桌椅摆放、桌围放置（）iii摆放桌椅过程中还需落实如下项目：讲台、绿植、背板等项
目（）c桌面布置：i请放置如下物品：桌签、铅笔、中心稿纸、茶杯矿泉水（）d音响设备：i布线：根据所有会场设置及人员情况，分配布线方案（）ii调试：（）
1会议接到通知后，调试所有设备是否有损毁，如有损毁及时更换
2会议开始前23小时，确定会场内所有音响设备完好，电源充足，可以使用；如有问题采取备用方案
3备用方案：调试中，要确定12个移动话筒，并调试可使用，用于临时发言人或应急使用
4会中操持：
fa嘉宾行车指引：i确定嘉宾名单，根据人员情况发送当日停车证（邮件邮寄）
（）ii如有重要领导，需要在重要路口位置及门口进行引领工作，
并制作相关水牌或指示牌（）；引领指示牌制作（）；iii嘉宾至会场门口，如需要中心领导接待，提前需要西门接应
同事告知位置，及时联系领导迎接（）b嘉宾欢迎：i院内升国旗（）ii在前台接待处需要配合欢迎词（）
具体内容请参考：欢迎文字内容可为：“欢迎视察中心”、“欢迎莅临中心”、“欢迎、、莅临中心”、“欢迎莅临中心”）c嘉宾签到：i本次不设签到台，中心领导在门厅等候嘉宾到场，并引领至嘉宾休息室（国际合作会议室）（）ii嘉宾签到室请布置如下物品：茶杯、热水壶、水果等（）d会议开始：i召集中心员工落座（）
fii请嘉宾休息室嘉宾落座（）iii请市r