四步骤化解矛盾：避免陷入负评价；让患者充分发表意见；理解患者的出发点；主动解决问题。在处理的过程中，窗口药师的沟通要多带些情绪语言，如“请、您、麻烦、抱歉”等，消除他们的不满情绪。当然，药房内部首先认真贯彻“四查十对”制度，杜绝或降低发错药事情的发生。
在有效的沟通上，窗口药事应具备过硬的心理素质和职业素养。
f窗口药师不仅要面对紧张繁忙的窗口发药工作，面对各种有心理状态的患者，而且要尽量减少患者的排队时间。这种特殊的工作环境要求药师具备过硬的心理素质和心理承受能力。在遇到矛盾激化及突发事件时仍能从容镇定，做出合适的语言表达，把药患纠纷消灭在萌芽状态。药师应通过不同的方式来释放压力，开阔胸襟，保持良好的工作状态和旺盛的工作热情。
塑造药师良好的外表形象，设计窗口药师有效沟通的语言交流模式，据调查显示，在给人整体印象的三大影响因素中：视觉声音语言，这也是心理学在窗口服务中的运用。在视觉因素方面，药师应着装干净整洁，情绪饱满，服务热忱，举止端庄，要给患者留下工作认真仔细，严谨务实的职业形象，使他们产生信任感，同时自然的微笑有助于相互的沟通，使患者情绪放松，有助于身体恢复，对药房工作人员的工作产生认同感。在声音因素方面，做到清新自然，在语言表达方面，首句最好是报一下患者的名字，以示提醒对方：接下来就要调配他的药或有话要对他说。在发药之前，最好在患者的视线下一样一样地把药放入塑料袋中，提高患者对药物准确性的认识。在发药结束后，要再报一下患者的名字，然后说：您的药好了！以提示患者或家属可以放心离开。做到这三步，可以大大地提高患者的信任度和满意度。
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