豪进房地产开发有限公司档案管理制度
一、总则
1、为了规范房地产公司档案管理,特制定本制度。2、本制度适用于本公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归开发部,开发部负责本制度的修订完善。
二、档案管理架构1、管理部门房地产公司设立档案室,隶属于开发部,负责人为张海祥,主管为杜宜东,档案管理员为吴伟相、潘子怡。档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责。2、各部门资料管理公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案统一管理。各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理,定期向公司档案室移交保管。
三
、公司档案范围
公司建档范围确定为:1、公司成立、变更、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;2、公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;3、财务、会计及其经营管理方面的文件材料;4、项目开发证件原件及其复印件的文件材料;5、项目开发过程所产生的文件材料;6、政府批文、信息、情报方面的文件材料;
f7、各地块、建筑工程相关图纸的文件材料;8、各类刻录、拷贝地形图碟片的文件材料。
四、档案管理工作1、档案材料的收集(1)建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限;(2)对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全;(3)及时催办理完毕的文件上交回收,定期检查齐全后整理立卷归档。2、档案的归档、立档与管理(1)确定立档单位,依据档案来源、时间、题目、内容顺序分成若干层次和类别。归档前将资料分类,分组放置在待办档案盒内。档案封面应逐项按照规定写清文件题名,而且题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案盒内文件没有题名的,由档案人员根据内容拟定题名。(2)档案文件材料按照永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,并复印出四至五份备用。档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。(3)档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》和电子目录,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依r