表示质量环境管理手册
表示公司代号
b）程序文件
HC
CX
×××××
版本修改
表示流水号
表示程序文件
表示公司代号
f安徽份有限公司
标题：文件控制程序
文件名称文件编号版本修改页数
c）三级文件
HCWI×××××
表示版本修订
表示流水号
表示作业指导书
表示公司代号
程序文件HCCX001
B023
d）记录JL
HC×××××序号
表示标准条款号表示公司代号表示记录
42文件的编制、审核、批准
阶层别文件
文件内容
编制
审核
批准
1
一阶
管理手册
行政人事部管理者代表
总经理
2
二阶
程序文件
各部主管
管理者代表
总经理
3
三阶规范、制度及技术文件部门内承办人各部主管管理者代表
4
四阶
表单
部门内承办人各部主管
NA
43文件的发放
431质量及环境管理体系文件分受控和非受控两种，受控文件应在封面上盖红色“受控文件”印
章，受控文件登记于《受控文件清单》中同时注上发放编号。
432质量及环境管理体系文件的原稿由行政人事部文控保存，现场使用受控的复印件。
433管理手册、程序文件、作业指导书（工艺规程、检验规范、操作规范、管理制度、适用的外
来文件、行业标准及顾客提供的图样等）由编制部门编制《文件修改、作废、发文申请表》，经管
理者代表批准后，由行政人事部文控统一登记、发放。
434公司外的第二方、第三方如需《管理手册》、《程序文件》，由行政人事部文控填写《文件修改、
作废、发文申请表》经管理者代表批准后，加盖“非受控文件”章发放。
435文件在使用过程中破损严重影响使用时，使用人交回破损文件，补发新的文件，新文件的发
放编号仍沿用原文件的发放编号。
436在本公司内不得使用非受控文件，任何人不得对受控文件擅自复印。文件使用人将文件丢失
时，使用人应到文管处办理补发手续，填写《文件修改、作废、发文申请表》并作出丢失文件的说
明，由原发放范围批准人批准。文管在补发文件时应给予新的补发标识，必要时将丢失文件的情况
通知各部门声明作废，防止误用。
45文件的更改
451当有部门或人员认为需对体系文件进行更改时，应填写《文件修改、作废、发文申请表》说
明更改原因，按原审批程序更改。如原审批人不在职或审批部门撤并或职能调整时，需指定他人或
部门审批时，该审批人或部门应获得审批所需的有关背景资料。
452文件更改得到批准后应及时发放，确保使用场所的文件的有效性。
453更改后的文件按43发放的同时应将作废文件按《文件发放回收记录》收回后，由文管统一
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