应减少运转环节、缩小涉密范围。1、签收。行政管理部对收到的文件进行签收清点，如发现问题应及时向发文单位查询，必要时可采取相应的处理措施。各部门、各分（子）公司收到行政管理部下发、转发的文件后要签收，电子版文件要回复接收情况。2、登记。登记项目包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。3、拟办。对于外部来文，由行政管理部按文件内容和缓急程度填好收文处理单，行政管理部负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下：（1）对于一般性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，报分管领导阅批。（2）对于外部来文及重要性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，经分管领导审阅后，报总裁阅批。（3）对于涉及有关专业内容的文件，由行政管理部负责人提出转办意见，专业部门负责人提出办理意见，报该部门的分管领导审阅后，报总裁阅批。4、批办时限。行政管理部根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。（1）平件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。（2）急件应于文件送达当日内阅批。（3）特急件应随送随阅批。
f（4）对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重大的文件，最晚在文件要求时限前2日阅批完。
5、传阅。行政管理部根据相关领导的阅批意见，按一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示。有关领导应根据文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。行政管理部要随时掌握文件去向，避免漏传、误传、横传。
6、承办。行政管理部按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。
7、催办。行政管理部按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。
（七）公文归档1、公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，发文的拟稿纸（立即销毁）、正式文件原件、修改稿原件全部存档，个人不得保存应当归档的公文。2、联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。（八）公文管理1、公文由行政管理部、各部门的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。2、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经相关部门、公司负责人批准，可以销毁。3、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。4、相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，将需要归档的公文整理后，移交行政管理部档案室。5、工作人员调离工作岗位时r