编号：HJZDZB01G1
豪钧同创科贸有限公司
档案借阅管理制度
为了规范公司档案管理，防止公司文件外流、丢失及便于查找，特制订此制度。公司可以借阅的档案有：技术文件资料、公司管理文件资料、财务文件资料（详见财务规定）、业务文件资料、外来文件资料。借阅规定如下。1员工因工作需要借阅、调用文件资料时都必须填写“档案借阅登记表”，并预计归还日期。其中书籍与不涉及保密的文件资料可以直接外借，而涉及保密的文件或公司内部文件都必须有借阅权限许可人签字方可借阅（见表一）。2如借阅者直属上级外出又需急用文件资料，可请越级领导签字借阅文件资料，但同时必须在借阅单的备注栏中写明原因。3如果借阅者借阅在密级规定中明确写明不得借阅、调用的某类档案，此时直属上级的签名无效，借阅者如要借阅该类档案必须由总经理签字批准。4所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。同时也不能将该保密性文件资料在公司内外传播或传阅。5借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。6借阅者如将所借阅的书籍、资料遗失均须照价赔偿。光盘软盘类数据如若损坏应将已坏载体上交档案室做报废处理，如不能交出原件均按遗失处理，其中重要文件资料的遗失由总经办按情况严重性处理。7为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料资料还需使用，需办理续借手续。8本制度解释权归总经办。
9本制度自总经理签字之日起开始执行。
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文件资料借阅权限（文本）
表一文件类型设计、生产图纸资料业务资料证件原件公司文件资料人事档案保密长期证件复印件规章制度、办法内部公开永久或长期密级机密机密机密保存期限永久保存5年以上永久借阅权限按归档借阅时权限按岗位权限依需要承办人员依需要承办人员所有员工部门经理以上及相关人员财务文件资料绝密长期一般不得借阅总经理用后归还用后归还总经理部门经理批准级别借阅期限一般用后归还用后归还用后归还按情况处理用后归还按用途的日期归还按用途的日期归还离职人员档案保存一年按用途的日期归还按用途的日期归还备注
北京豪钧同创科贸有限公司总经办总经理：年月日
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