案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。
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f57查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。
6保密事项61档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。62对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放63保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。64绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。65报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。66对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。67密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导审核批准。68查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。69“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。
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f610定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。
7修改、补充事项71修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。72档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。8销毁81档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。82汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。83销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。84销毁时要进行监销。经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单上注明