公司档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案的系统管理实现档案管理的规范化、制度化更好地为公司各项工作服务根据档案法和公司有关规定结合公司实际情况特制订本办法。第二条凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件材料必须按规定定期向总公司机要档案室移交集中管理任何部门、单位和个人不得据为已有。第二章档案管理体制第三条公司档案工作实行统一领导分级保管分级查阅的原则。其中一级管理是指公司综合部的统筹管理由综合部指定专职人员负责二级管理是指各部门的档案资料管理工作由各部门指定人员专兼职本部门的档案管理工作或由综合部派驻专职人员协助管理。第四条公司档案管理的分散与集中。1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。2、有关人事方面的资料由综合部人事专员保管。3、属工程项目方面的资料由工程部保管并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底其中属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内把所有档案移交到综合部档案室统一保管。
f4、设计部负责工程图纸资料的临时保管并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5、营销中心对外签定的广告、策划合同应当在签署完毕时即向综合部档案管理员移交本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告项目策划与广告和销售策划方案方面的资料。
6、销售合同的档案管理销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同编号永久保存。并在房管局办完手续合同上加盖备案章按揭贷款需再加盖预抵押章后当日即移交另一份售楼合同和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证并最终将此合同移交给房管局。
7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管本部门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后将相关的签证单移交到财务部保r