能缺少底稿，不能重号、漏号。（3）“帐外”文件：如会议记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。（4）加强对电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相
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f关的支持软件和数据等。（5）收集本单位工作活动中形成的业务、声像、基建、设备、实物等档案材料。
2、确定文件的归档和不归档。按照本单位制定的《文件材料归档与不归档范围》，把该归档文件保存起来，把不该归档的文件剔出。各机关团体按照国家档案局8号令要求，机关文件材料归档范围和不归档范围大体四个方面。
归档范围：第一，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。第二，机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。第三，本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。第四，其他对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。不归档范围：第一，上级机关普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩、非本机关工作人员有文件材料，供工作参考的抄件等。第二，本机关的重份文件、事务性、临时性文件等。第三，同级机关不需贯彻执行，不需办理的抄送文件材料。第四，下级机关供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。3、件的确定。归档文件：即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不
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f论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。“件”即归档文件的整理单位，整理单位应为“自然件”，
即单份文件，以每份文件为一件。但有些文件关联性强，利用时经常需要相互查证，实体不宜分散。《规则》允许将这些文件两份或多份作为一件，作为整理的基本单位。
第一，文件正文与定稿一般应为一件。第二，正文与附件一般为一件。第三，正文与文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导批示的签批条等，应与文件作为一件。第四，原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件。第五，转发文与被转发文应作为一件。第六，报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。第七，来文与复文或去文与复文可为一件。4、文件装订。r