客服资料管理作业指导书
编号版本页码生效期
KFHK0101A0第1页共3页2008年12月20日
客服资料管理作业指导书
编制：黄广宁审核：郑明军批准：黄小斌
日期：2008年10月20日日期：2008年12月15日日期：2008年12月20日
修订记录
日
期
修订状态
修改内容
修改人审核人
批准人
f客服资料管理作业指导书
1．目的：为规范客服部的文件、档案管理，特制定本规定；目的2．范围：适用于海口分公司物业管理服务中心；范围：3．职责：职责：3．1Butler负责管理处文档的全面管理；3．2客服主管负责定期检查；4方法和过程控制4方法和过程控制
编号版本页码生效期
KFHK0101A0第2页共3页2008年12月20日
4．1客服部应指定一名Butler负责物业管理服务中心文档的全面管理，Butler要求具有一定的档案管理知识，负责物业管理服务中心所有文件通知、命令、公函、总结、报告等和资料技术资料、手册、政府法规、住户档案等的分类、收集和保管。4．2Butler须对来文发文进行登记，及时合理归档，归档时按资料分类方法进行分类，以便查问，对于可输入电脑的资料及时输入电脑。4．3经常清理档案资料对过期的文件资料经管理处相关领导批准后进行销毁，以免造成混乱。4．4任何人员借阅相关文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。4．5属机密文件的要妥善保管，不准散播其内容。不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。4．6对于业主个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。4．7对于产权人及用户的相关资料，对管理相关的人员可查阅，不得给其他无关人员。4．8文档柜应上锁并做好防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘和防鼠工作，
f客服资料管理作业指导书
以确保文档安全。5．相关支持文件：相关支持文件：文件档案管理作业指导书6．质量记录和表格质量记录和表格档案借阅登记表档案借阅申请单
编号版本页码生效期
KFHK0101A0第3页共3页2008年12月20日
fr