数码机打印，字迹要清晰，不能模糊不清，不能用笔手写页号。7、装订要整齐美观。如果遇到装订后册边纸张不整齐，必须把册边切割整齐，方可放入档案盒内。8、文件、图表每卷、每册和档案盒必须完整无损，不能有水渍、油渍、划伤、发霉等情况出现。9、档案盒厚度的选择：以拟将装入此盒的文件、图表总厚度来选择档案盒的厚度。同类同一档的文件、图表一般放入共一盒内，只有在已选用了最厚盒的档案盒仍放不下时，才选择放入另一盒（当然是同一档的盒）。国家档案部门规定的档案盒厚度种类有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种，可在文化用品市场购买。10、施工照片的册子只能用统一的“照片档案”，不能用生活照片册。第六条、工程竣工文件的移交每施工一项工程，在竣工验收后二个月内（一般情况下，具体移交时间在项目计划中列示），由承担本工程的项目部负责按本规定有关要求整理成册，完好地移交公司行政部。
第七条、保管期限
案卷的保管期限，以其保存和使用的价值分为永久、长期（1650年）、短期（15年
以下）三种，并分别装订。
永久凡记述和反映本公司的发展历史的各种材料，如：公司的不同时期发展的机构、
承担工程的合同文本、史志等。
长期凡记述和反映本公司的活动，在较长时间内对公司工作、承担工程有查考利用
价值的档案。
短期凡在较短时间内对本公司有参考利用价值的档案。如施工原始记录（含钻孔、
安全事故、机电运行记录）在工程款全部付清后，即可销毁。
保管时间的计算：从案卷移交到档案室的年度开始算起。
第八条、档案分类、保管期限表
档案分类、保管期限表
类顺序名称
保管期限备注
一、行政管理
1、
公司年度工作计划
短期
2、
公司年度工作总结、本年大事记
永久
f3、
公司申报成立及批复文件；公司资质申请及政府有永久
关部门批复文件；公司印章式样启用文件；批准项
目部成立、撤消、合并、更改及其印章启用
4、
公司历史、组织沿革、年鉴
永久
5、
本年度机构设置、年底员工花名册、任免、调配、长期
录用、解聘、培训、职称、执业证、员工违纪记录、
处分
6、
年度会议文件材料、记录、电话记录、收发文本短期
7、
员工档案
二、1、2、
3、
经营管理
公司经营远、近期规划策略
永久
中标工程招投标书、合同、协议及与之有关的法律永久
性文本
合同工程工程量结算单（或确认书），工程款结算单长期
4、5、6、7、8、
9、
10、
公司经营管理规章制度
长期
公司财务管理规章制度
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