惠州市银农科技股份有限公司文件编号YNB000
文件名称
档案管理制度
制订部门
行政部
1目的：为了规范公司档案管理工作，形成管理型、信息型、服务型循环管理体制；有效地保护和利用资料，制
定本制度。
2范围：适应于公司及其下属子公司分公司的运营与管理中涉及的所有文件、档案的控制及管理。
3定义：
31文件的定义：凡公司内部留存，内（外）部流通的制度规定类、文件指示类、保存资料类、档案、合同及证
照类其他相关信息的载体；
32档案的定义：凡承载公司相关信息的原始载体，可以是纸张、光盘、照片、电子媒体或标准样本等；
4档案管理机构与职责分工：
41文控中心为公司档案管理的统筹机构，负责文件档案的鉴定、编排检索目录、利用、统计、发放、回收文件
档案资料及其日常监控；
42各部门主管或部门主管授权兼任本部门资料员的职员，负责本部门日常业务工作中产生的文件、资料的收集、
整理，并按制度管理档案，每年一次统一归档上交文控中心（53项所述文件资料除外）。
5文件档案的归档要求：
51公司标准化文控系统包含的红头文件、一级文件、二级文件、三级文件、管理表单、E类部门文件、公司证
照文件资料等统一直接归口到文控中心管理控制，由文控专员负责办理签发、归档、变更、销毁手续。
52公司统一每年元月份做上年度112月份运营文件、资料的收集、整理与归档工作，各部门资料员必须按照
制度管理并列出文件清单目录，登记在B0001《文件归档登记表》，连同文件资料原件（有电子版的要求电子版
文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部门上交的《文件归档登记表》上交的同时要自留一份备查），特殊
文档按53规定处理。
53特殊文档处理：
531董事会、监事会、股东会、公司成立、变更、注销、公司红头文件等机要档案由董秘负责整理归档并管
理，但每年归档填写的《文件归档登记表》一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，董秘自留一份；
532产品核心技术的机要文件由技术授权责任人负责每年一次收集、整理、归档并填写《文件归档登记表》
一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，自留一份存查；
533年度内的财务凭证、财务账本、财务报表及其财务分析报告等资料由相应的责任会计负责收集、整理、
保管，按年度归档由主管会计负责管理。
534公司OA办公软件、ERP等系统软件资料每半年一次由IT用光盘备份一套交文控中心归档。
535薪酬专员负责公司员工工资资料的日常收集、整理并自行归档，每年r