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有效部门例会的一些注意事项
自来水公司电脑部
整理许胜平
将部门例会作为公司制度建设的一项重要工作有利于各部门提高自身工作效率、总结工作中的经验和不足之处。对于自来水公司来说这项新制度的引入改变了大家以往工作行事的习惯对多数人来说可能一时还并不能适应每周例会的时候就是检查大家的工作进展的时间以前那种工作方式再也行不通啦部门例会就像是一位工作监查员会定期的检查每人工作的执行情况。部门例会能够提高部门的工作效率但如何来提高部门例会本身的效率自来水公司在这方面的经验还比较少在此将就我们部门所做的一些尝试和大家一起分享同时也希望总公司的领导和各位同事多多指导和提出意见
我们认为有效部门例会应该具备的相关要素如下图所示
图1有效部门例会的要素
下面将按照部门例会每个阶段及相关要素分别进行讨论一
、会前准备工作
f在召开部门例会前需要就例会的相关工作进行准备只有准备充足的部门例会才能在会议中取得实质性的成果才是有效的例会。一般来说会议的准备工作主要表现在4W即who、whe
、where、what。
11、WHO
是指例会的参与者有哪些会前要由会议主持者确定本次例会的参与人员在会前通知到每个参与人员并确认其是否有时间参与。相应的被通知到参加例会的人员也需要尽量安排好自己的工作以便于准时参加会议。
12、WHEN
是指例会召开的时间例会就是要总结以往的工作并对本周的工作进行安排和部署选择一个好的时间将会对与会人员的状态、会议效率起到促进作用。一般来说比较理想的时间安排是在每周二三的上午830930或下午230330之间其它时间次之。同时例会的时间也需要根据部门的工作特点来确定例如电脑部的例会时间则选择在周五下午430530。
13、WHERE
是指例会召开的地点例会召开的地点可由部门根据自己的实际情况灵活确定例如与会人员比较多的话则需要寻找专门的会议室人数不多在自己办公室也可以。如果需要使用到公共会议室的话要提前预定会议室向有关部门提出申请并确认在指定的时间是否可以使用。另外一方面根据会议的要求可能需要相关的设备如投影、白板等这也需要安排人员提前准备好。
14、WHAT
是指例会召开的目的与内容每次例会都要事先确定好本次会议的目的与内容言之有物才不会空洞这样的会议才会对工作有帮助否则的话还不如不开。会议的主持者或联络人员要将每次会议的议程发一份给与会人员让其有充足的时间准备和思考。同时与会人员本身有问题需要提出来大家共同讨论的话也需要r