在换版或换页时，办公室应注意新旧版本或新旧页及时更换，新旧版本或新旧页不可并存于现场。办公室必须在旧文件首页或被更换页上盖“作废文件”印章，除保留一份归档外，其余及时销毁。416文件管理4161文件的发放登记办法由办公室严格执行，并作好签收、记录等工作。
a程序文件发放登记办法：由办公室统一发放，收领人必须在《文件发放、回收登记表》上签名。登记表上须设有文件名称编号、发放登记号、持有部门人、收领人签名等项。
b工作文件发放登记办法：各部门可参照程序文件发放登记办法，结合部门文件特点，按文件类型制定分发方法。
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文件控制程序
编号：CSQP01版次：A0_页码：45生效时间：10012003
417文件的编号和标识规定4171文件分为“受控文件”和“非受控文件”，并加盖印章作为区别。4172质量手册、程序文件、作业文件的编号方式如下：
CS□□□□
用01、02、03……表示流水号QM即“QualityMa
ual”质量手册QP即“QualityProcedure”程序文件WI即“WorkI
structio
”作业文件QR即“QualityRecord”质量记录广西长圣食品工业有限公司
4173质量手册、程序文件的分发编号如下：01董事长02经理（管理者代表）03厂长04副厂长05办公室06生产科07总务科
418由办公室编制《受控文件一览表》，并在表中说明文件的更改和现行修订状态。419《受控文件一览表》应随受控文件一起发放到各部门，并且文件每次修订时应修订
《受控文件一览表》，任何部门和公司职员可随时到办公室索取。4110受控文件未经文件管理部门批准严禁复印，如需使用到文件管理部门申请领用，并
按受控文件进行管理。
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编号：CSQP01版次：A0_页码：55生效时间：10012003
42外来文件及资料的控制对于所有的外来文件，各部门需进行分类、编号，列出《外来文件及资料一览表》进行管理。
50相关文件
无
60质量记录
61“作废文件”印章62“受控文件”印章63《文件更改记录》64《文件发放、回收登记表》65《受控文件一览表》66《外来文件及资料一览表》
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