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档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展分析探讨
作者:贾虎苗英龙来源:《卷宗》2018年第34期
摘要:随着电子计算机和互联网的发展,纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要,电子档案逐渐占据重要地位,但是事物都具有都具有两面性,电子档案和纸质档案都有各自的优缺点,客观分析他们的优势和劣势,善加利用,才能更好地应用到档案管理之中。本文主要就档案管理中纸质档案与电子档案并存管理进行了相关的分析,以供大家交流探讨。关键词:档案管理;纸质档案;电子档案;并存发展计算机科技高速发展,电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效,但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难,因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。1纸质档案与电子档案并存的必然性在各行业实际工作当中,大量的会议记录、手稿、领导批示、原始数据等这些纸质文件因为其重要性,还是以纸质为载体实行纸质档案管理,对其进行长期、稳定的安全管理,可作为重要和可靠的依据凭证存在。而电子档案的最大特点在于其占用空间小,存储信息量大,利于保存,使使用者能够随时随地检索,并实现信息的共享。二者各有优劣。从利于工作角度来看,纸质档案与电子档案并存是必然的。从其载体而言,对于纸质档案来说环境的变化、空间的要求、纸质的质量等都对其保存寿命上有很大的影响。相对电子档案,其载体主要由光盘构成,其构成材料多为聚酯底基,其对外界因素,包括物理因素、磁性现象等,都是电子档案的不利因素。从保管的角度而言都存在缺陷。但二者之间缺一不可。2纸质档案与电子档案的比较分析21电子档案的优越性1)信息的可变性。电子档案相对于纸质档案而言,可以直接由计算机进行处理,省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节,使档案信息的处理快捷、方便,又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活,让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制,将这些信息转换成自己需要的形式,而纸质档案在这些方面不具备这些优点。
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2)信息的共享性。电子档案的可共享性,使得档案可能供所有需要它的人共享,这就打破了纸质档案利用传统方法实现信息共享的局限。3)信息传递的快捷性。电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输,使异地r