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重大活动与专项工作档案的整理
作者：李兴利来源：《档案管理》2010年第01期
摘要：重大活动和重大活动档案都是社会关注的焦点，但档案馆没必要也不可能为每次重大活动都独立建立档案全宗。本文通过案例，介绍了档案行政管理部门在重大活动档案收集与整理中的做法，提出了专项工作档案的概念，并结合《河南省重大活动档案管理办法试行》，对如何进一步做好专项工作档案管理提出了建议。
关键词：档案整理；重大活动；专项工作档案
任何一份档案留存下来都会有价值，“完整”是档案整理工作的一项原则，但要想把所有的档案都保管起来留给后人，实际是做不到的。那么选取有代表性的地区、行业、单位、事件和个人，对其档案进行重点管理，可能是不得已，但也可能是最为有效的办法。专项工作档案就是这种挑选的结果之一。
1重大活动档案管理的现状
11在一些省市地方性档案工作法规中，明确写有重大活动档案管理的内容，这为档案行政管理部门加强对重大活动档案的管理提供了法律依据。
12不少地方专门出台了重大活动档案管理办法。2005年4月1日，全国第一个对重大活动档案管理进行规范的省级政府规章《浙江省重大活动档案管理办法》正式施行。此后又有云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、宁夏等省区相继以政府令的形式出台了省级重大活动档案管理办法。
13许多地方还制定有重大活动档案登记备案办法，有的还将重大活动档案登记备案列入了档案行政管理部门的行政许可事项。
14重大活动发生后，档案行政管理部门往往或单独或联合有关主管部门制定下发有关活动文件材料收集归档范围和保管期限的业务文件。
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15档案行政管理部门采取提前介入、全程指导、执法监督等多种形式，加强对重大活动档案工作的管理，并派出骨干人员专门帮助收集、整理重大活动档案。一些档案馆还派人直接参与拍摄形成重大活动照片、录音、录像档案。
通过明文规定各承办单位包括新闻单位的职责，以及档案行政管理部门或档案馆直接参与形成、收集重大活动档案等形式，重大活动档案“收集难”的问题已基本得到解决。但因重大活动的范围界定过宽，对“整理”的要求又太过笼统，
“重大活动中形成的全部档案独立构成全宗”的要求无法完全落到实处。对此，后来制定重大活动档案管理办法的省区，有的已经注意到并加以改进。如新疆的办法规定，
“有连续性的重大活动，可以将历届重大活动中形成的档案构成一个全宗”r