书面档。536参考文件各职能部门自行管理本部门的相关仪器、设备说明书。537文件的相关表单各职能部门自行管理本部门文件的相关表单，文件的相关表单内容修改时，同时修改表单的生效日期、文件版次。54文件修订541文件若有不符合现状，需修订，则由建议部门填写《文件制订修订废止申请单》并提出修订原因及变更内容。必要时得到相关部门会签后，建议部门将修改好的文件电子档及原件交于综合办进行保存并分发。542文件有以下情况之一需换版，换版应按上述相关条款批准实施。a、文件经过9次修改时；b、管理系统发生变化时；c、公司组织机构发生重大变化时；d、国际标准换版时；55文件分发：551所有的文件（一级文件、二级文件、三级文件等）需经过核准后才可执行和分发。552文件颁布发行时，应由综合办列《管制文件现行版本一览表》控制其版本，以便各使用部门查核版本，发行的文件综合办根据会签部门进行分发及数量，申请部门的文件以
f书面形式分发。553若文件涉及多个部门，发布相关文件的部门可以被发行书面和电子档文件。文件中涉及到其他部门的都以电子档形式发行管制由各职能部门负责，综合办每半年进行检查，核对其是否为最新有效的版本。554书面文件的发行，回收，销毁及管制由综合办负责综合办每半年进行检查，核对其是否为最新有效的版本。56文件保存561各部门需设文件管理员（兼职），管理员应对本部门的文件进行管理。562文件原稿加盖识别章后一律由综合办进行管制。563各部门不得自行影印正式文件，如发现缺页、破损、字迹模糊，应填写“文件补发申请单”，由部门经理和管理者代表核准后向综合办申请补发。564任何人不得于正式文件上加以标记书写任何文件、图形、符号或乱涂画。565综合办每半年发行一次《管制文件现行版本一览表》、《文件废止一览表》供各部门核对，使其保有最新资料，若没有增加或修改则不用发行。566文件丢失，需求部门应填写《文件补发申请单》并注明丢失原因。由部门经理和管理者代表核准后向综合办申请补发。567文件借阅，需填写《文件借阅申请单》经部门主管审核后交文件管理员办理，并于借阅期限内归还。568书面的文件应存放于专门的存放区域，文件的电子档及其它媒体形式的文件应存放于干燥，避免高温，没有电磁干扰之区域。57文件废止571文件若需废止时，由建议部门填写《文件制订修订废止申请单》，提出作废原因，经原制定部门及管理者代表审核后交r