查的，可以按照有关人员在活动中担任角色的重要性来排。另外，同级或是职级接近的情况下，应该考虑把上级单位、受邀来宾往前排。有时来宾个人级别虽然不高，但他是代表所在部门参加活动，也要酌情往前排。确定顺序前要和有关各方充分沟通，尽量避免争议。
2话筒和音响的检查。首先要避免话筒、音响不响或乱响。除了注意检测线路，还要有专人负责音响，音响师也要全程在岗。其次要注意话筒的分配和调整。话筒数量不足时，一般先保证有讲话任务的领导。另外，一定要在活动前将主持词内议程、参加领导等有关内容进行再确认。再次要检查话筒的位置。发言席、主持席等要布置合理，注意发言台和上面摆放的物品不要遮挡发言人。
3有关材料的检查。对于主持词、发言稿或讲话稿等材料，由于修改的次数可能比较多，必须安排专人审核和发放。对于材料中涉及来宾和议程的部分，在活动开始前一定要进行最终审核和确认。
重实施
再完美的筹备也要在实施中实现，准备的时候可以反复演练、反复试验，有错还可以改，但实施是“一锤子买卖”，成败立现，不容重来。这个阶段的关键就是控制，使整个活动尽量按活动预案进行。
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信息沟通到位，保证步调一致。预案中的每个环节、每项安排，都要保证该知道的人知道，特别重要的事项必须直接通知本人，并安排专人负责到底。比如在活动中有主持、讲话、致辞、启动等任务的人员，应安排专人提前与本人联系，并告知有关情况，有变化时更要及时告知。活动现场要安排专人负责引导登台、站位等。另外，如果有统一安排，出发、就餐、活动的时间地点等都要注意通知到每个人，即使是印制在活动手册上，也要有专人负责提醒。对于在主席台或前排就坐的重要来宾更要重点关注，确保活动期间随时联系得上。
掌握好时间节点，做到心中有数。对主持词、每位领导的讲话稿等有关材料都要熟悉掌握，对活动进程更要做到心中有底，比如每项议程大概多长时间、议程之间怎么衔接等，都需要了然于心，这样才能适时对下一议程进行提醒并做好准备，确保活动顺畅进行。
随时掌握情况，确保应急预案及时启动。活动期间要随时掌握活动进程、后勤保障、安全保卫等相关的动态情况，并作出分析，及时应对，必要时迅速启动应急预案。
勤总结
每次活动之后，应第一时间把相关资料收集起来，并进行效果检查，即活动预案是否合理，活动目标是否达到。这是总结经验和吸取教训的阶段，主要包括两方面内容：
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