除办公室外不得对外正式行文。4、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。5、机关各部门行文，应由部门领导签署明确意见后，报校办呈校领导审批。6、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关部门，需要同时送其他机关部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。7、“报告”不得夹带请示事项。
f8、公文结构层次序数，第一层为“一、，”第二层为（一），“”第三层为“1、，第四层为“”（1）。”9、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。10、“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。11、提取主题词。（工作大类具体工作文种）四、如何写好公文1、要写好公文，就要有正确态度和奉献精神。2、要写好公文，就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。对于政治理论学习，别人可以当作软任务，而公文写作人员则必须当作硬指标，因为公文写作人员是为学校党政代言、替领导说话的人。3、要写好公文，就要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。4、要写好公文，就要研究和掌握公文写作的基本规律。学校机关公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。因此，只要肯下苦功，谁人都可以掌握、都可以写好。1学习和研究公文写作专著。2要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。3抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。
f在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”“我们为什么要做”二要写明或，“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则r