创造一个良好的办公环境使会议室的管理和使用更加规范化、合理化以确保公司各类会议的正常召开现结合本公司的实际情况对会议室的管理作如下规定。
第一章管理部门及管理职责
第一条公司会议室由公司办公室管理各项目会议室由各项目办公室管理。
第二条公司办公室职责一负责公司例会的通知二会议室的安排与协调三负责公司例会会前物资的准备四负责公司例会的会议记录五保证室内整洁卫生、设施完好。
第三条在例会结束后及时起草会议纪要并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告一并发至各部门经理和高管的邮箱。
第二章会议室使用规定
第四条为了避免会议室使用时发生冲突各部门如需使用会议室需提前一天由向公司办公室提出申请填写会议室使用登记表以便统一安排。
第五条临时召开的紧急会议需要使用会议室时要及时通知公司办公室并在会后完善登记。
第六条如遇公司紧急及重要的会议已申请使用会议室的部门或个人在不能调换的情况下公司会议优先于部门会议部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。
f第七条各部门申请使用会议室时需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与办公室门检查交接会议室的人员等。
第八条除公司会议特别要求提供糕点、水果、茶水等会议物资其余会议一律不予提供部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行准备公司办公室在紧急情况下可协助准备但费用由各部门自行协调。
第九条会议室使用期间请爱惜会议室的设备设施使用部门需保持会议室的整洁不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等请不要在桌椅上写画、敲击和刻画请不要改变会议室设备、家具的位置爱护会场设施包括麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等使用完毕后务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原离开时关闭电源、空调并通知办公室行政文员共同检查交接如会议涉及使用视频会议系统办公室需增加设备管理员共同参与检查交接。
第十条使用完毕后使用部门负责清洁会场并与公司行政文员、设备管理员共同检查交接后共同填写完毕使用登
记表后交办公室留档备案。
第三章公司视频会议系统设备管理
第十一条视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议系统服务器、会议专用电脑、图像显示设备投影仪、电视机、显示器、音箱设备等构成。
第十二条视频会议系统设备是会议专用设备除开展视频会议外严禁挪作他用。
第十三条现公司总部与各项目、项目与项目之间均可进行会议对接。r