档案管理制度
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颁布日期:2012年9月14日
一、目的为了确保公司档案的完整及安全,增强公司档案的实用性和有效性,
便于科学管理与开发利用,特制定本管理制度。二、适用范围适用于公司档案资料的管理。三、管理职能(一)公司办公室负责公司档案管理工作,设置专门的档案室,负责
档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。(二)档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作,具体职责
如下:1、接收各部门上交的存档资料,做好收件登记;2、定期清理,主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料,补齐缺失
的档案资料;3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷,分类规范存放;4、妥善保管档案资料,做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作;5、建立档案检索索引;6、按规定办理档案资料借阅和收回手续,并做好登记,保证档案资料安
全无损;7、做好档案室的日常清理、清洁工作,保持档案室整洁有序;8、建立和维护电脑档案管理系统,实行数字化管理;9、遵守保密制度。(三)各部门管理职责1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料;2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档;3、妥善保管本部门借阅的档案资料,不得泄露、遗失和损坏。
f四、资料归档管理(一)归档资料范围1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料;
2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料;
3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料;
4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等;
5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料;
6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料;7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料;8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料;9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料;10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料;11、各类r