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文书档案管理信息化建设浅谈
作者：马英来源：《办公室业务》2016年第05期
【摘要】本文着重介绍了文书档案管理信息化的大致架构和作用，并仔细比较了两种管理方式的差异和优缺点。提出了存在的问题以及相应的解决措施。
【关键词】信息化；档案管理；建设；问题应对
近几年来，计算机技术得到了飞速地发展，高速缓存的大存储空间的档案管理系统也被逐渐普及，因此，建立综合性和专业性的文书档案刻不容缓。我们所希望达到的是实现档案长期保存、管理高效和能够快速查询相关信息的状态，而文书档案管理信息化所具有的不可替代的特点恰好为这一设想的实现提供了一个好机会。
一、传统文书档案管理的缺陷
（一）传统文书档案管理不能实现实时共享。由于在传统文书管理的系统下借阅文档必须要亲自到档案室，加之查找翻阅文档即需要耗费时间又需要耗费人力，人工工作难免对时效性有所影响。如出现身在外地的情况，该问题便更加突出。另外，由于纸质文档的数量有限，无法满足多人同时使用的需求，如果出现使用高峰期便需要排队等候使用的情况，无疑这将使文档的时效性大打折扣。
（二）传统文书管理既复杂又繁琐。由于档案资料的来源以及方向不一致等原因，这些工作都需要派专人去整理。过程之繁琐与复杂不言而喻。另外，众所周知，无论借阅何种文档都需要进行登记，而登记过程的复杂与繁琐也是令体会过的人深感无奈。
（三）传统文档极易受损，保存难度大。纸张是大多传统文档的载体。对其保存便成为一项艰难的任务。另外传统的纸质档案在翻阅与移动过程中不可避免地会造成损坏，极不易保存。因此在传统文书管理中文档受损与如何保存便成为一大难题。
二、文书档案实现信息化管理的好处
（一）办公及使用效率高，文档时效性强。在传统的文书档案管理中，无论是收集资料，还是用手写的方式来规范相关内容、档案使用的持久性等要求，或是对分类统计需准确无误的要求，对于工作人员而言都是艰巨的任务。但是，有了计算机中的一些办公软件，一切就变得简单的不能再简单了，编写文件，传递文件都变得轻松无比。
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（二）电子文件能够长期且稳定地保存下来。在档案保存的过程中，一些人为的非人为的因素都会使纸质档案的纤维素受到不同程度的损害，而电子档案对这些客观条件并没有那么高的要求。我们已经能够随时随地地通过一些外围设备来读取和存储电子文件，比如说那些带有USB插口的U盘等移动r