不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。
会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主持。
第四章会议组织及要求
第七条会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。第八条会议主持人须遵守以下规定：
1主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
第九条参会人员须遵守以下规定：
1应准时到会，并在《会议签到表》上签到；2准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题；3会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。4遵循会议主持人对议程控制的要求；5属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
f6遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
7做好本人的会议纪录。
第五章会议记录
第十条班组会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：
1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；
2会议记录应坚持实事求是的原则，尽量采用实录风格，确保记录的原始性，记录员应署名；
3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈
报会议主持人审核签名；5负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；6做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会
议签到表》的考勤记录报考勤人员。第十一条会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：
1会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备r