件所需部门打印适当的份数，每一份首页均加盖“受控文件”印章后，分发各使用部门，文件使用部门和负责人或指定人员在《文件分发收回记录表》上签收。642各部门建立《部门使用文件清单》，综合管理部建立《文件管理总清单》，以确保文件的管理、查阅与受控。
f643文件在修订或废止时，综合管理部负责收回相关的旧版或废止文件。对收回的失效文件，应按发放的数量检查回收数量及内容的完整性，并在《文件分发收回记录表》上签收。
65文件的存档和销毁
651文件的存档①发布文件的原稿（正本）均由文件归口部门存档。②文件归口部门中保存每一种文件的最新版本和前一版本，前一版本的每一页的正面加盖黑色“作废文件”印章。③各部门的表单由相关部门按规定的保存期限存档。652文件的销毁文件归口部门对收回的失效文件予以销毁，或每页加盖黑色“作废文件”印章后隔离保存。超出有效期限的表单和记录由各保存单位自行销毁。
66文件的管理
661现场使用的文件必须放置到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的
文件，由使用部门集中保管。663各文件使用部门的文件档案管理需纳入内部审核项目，以确保文件管理系统的正确运行。664各文件以纸面文字形式分发，在文件批准发布后，电脑资料存入公司网络归口部门指定的文件夹，并设置限制使用的等级。在文件修订时，电脑
f资料由归口部门的文件夹发回原制定单位，进行修订。修订完成后，再重新存入指定文件夹。67文件运行文件运行过程中，各使用部门及时进行必要的检查和考评，发现问题及时反馈，以便及时修订和完善。68外来文件的管理各部门收到企业以外（包括与其管理、技术工作有关的政策、法律法规、标准等）后，须识别其适用性和重要性，对适用放重要的外来文件应建立《外来文件清单》，控制其分发，并跟踪其修订状态：a重要文件应报公司主管批示，同时填写《文件发放台帐》，向相部门转发。b一般文件由部门主管管批示，同时填写《文件发放台帐》，向相关部门转发或处理。69电子版文件的管理691电子文档的管理按《OA系统收发流程》进行审批，发送和归档。692所有的电子文档均应备份，按规定的期限保存，防止丢失和泄密。
7、引用文件无8、使用表单及保存年限
f81《文件制定修订废止申请表》82《文件管理总清单》83《文件资料分发收回记录表》84《部门使用文件清单》
保存期三年保存期三年保存期三年保存期三年
附页1流程图
文件制定、修订申请
文件控制流r