会议通知它应包括以下六项一是标题它重点交待会议名称二是主题与内容这是对会议宗旨的介绍三是会期应明确会议的起止时间四是报到的时间与地点对交通路线特别要交待清楚五是会议的出席对象如对象可选派则应规定具体条件六是会议要求它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备以及差旅费报销和其他费用问题三起草会议文件会议所用的各项文件材料均应于会前准备完成其中的主要材料还应做到与会者人手一份需要认真准备的会议文件材料最主要的当数开幕词闭幕词和主题报告要安排好与会者的招待工作对于交通膳宿医疗保卫等方面的具体工作应精心妥当地做好准备要布置好会场不应使其过大显得空旷无人也不可使之过小弄得拥挤不堪对必用的音响照明空调投影摄像设备事先要认真调试需用的文具饮料亦应预备齐全要安排好座次四排列主席台上的座次我国目前的惯例是前排高于后排中央高于两侧左座高于右座凡属重要会议在主席台上每位就座者身前的桌子上应先摆放好写有其本人姓名的桌签排列听众席的座次目前主要有两种方法一是按指定区域统一就座二是自由就座在会议进行阶段会议的组织准备者要做的主要工作大体上可分为三项进行例行服务工作在会场之外应安排专人迎送引导陪同与会人员对与会的年老体弱者还须进行重点照顾此外必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动在会场之内则应当对与会者应有求必应闻过即改尽可能地满足其一切正当要求精心编写会议简报举行会期较长的大中型会议依例应编写会议简报认真做好会议记录凡重要会议不论是全
f体大会还是分组讨论都要进行必要的会议记录会议记录是由专人负责记录会议内容的一种书面材料会议名称时间地点人员主持者记录在内在会议结束阶段一般的组织准备工作主要有以下三项一形成可供传达的会议文件二处理有关会议的文件材料三为与会者的返程提供方便
书摘会议组织与管理要点
会议方案1会议议题会务接待的具体工作细分到个人或部门形成会议纪录或方案会议前后逐项检查2确定会议目标必须先问一些问题最重要的是