（四）档案资料管理为加强档案与资料的管理，使档案资料更好地为物管中心的管理工作提供支持，根据物管中心实际工作情况特制定本办法。1．职责人事行政部负责物管中心集中管理的档案资料，包括中心文件、报纸、期刊等，由人事行政人员统一购置、订阅、管理。其他资料如法规、规范、规程、技术标准等各部门因工作需要而购置的专业书刊资料由各部门派专人管理。2．规定1档案资料可根据各部门的需要进行购买或订购。2由人事行政部统一管理的档案资料，实行借阅制度。借阅人应按期定时归还，遗失或破损应按档案原价一倍或折价赔偿。3由人事行政部统一管理的档案资料，借阅人不得在其上标记符号、画线、折页、剪取。4所有档案资料未经中心总经理同意不准外借他人（单位）；本中心形成的资料，未经总经理同意，不得向外单位公布或传抄。3．要求1归档①所有文件材料必须经过登记编号后方可归档。②各项目及各部门由专人负责文件的收发、递转、登记、组卷及向人事行政部移交。③建立文件收发登记本，对来往文件、图纸、资料、声像材料进行登记。④负责检查督促本部门经办人员及时将文件交还专人存档。⑤所有有关保洁分公司项目、经营等方面形成的文件材料，在七天内收集齐全并加以整理后送专人归档。⑥在经营工作中形成的需要归档的合同、协议，在合同正式签字盖章之日即应将合同正本一份由保洁分公司财务部门保存并归入财务档案，合同签字前的有关文件及一份合同副本，交文书档案管理部门归档保存。⑦档案归档范围及保管期限按照“档案归档范围及保管期限表”执行。
f⑧档案材料的保管期限分为永久、长期（十六年至五十年）和短期（五年至十五年）三种。2保存期限①凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位和国家建设具有长远利用价值的文件材料应列为永久保留。②凡是反映本单位一般活动的，在相当长时期内对本单位工作具有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。③凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。一般基本建设项目及设备文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用寿命。3保管①凡属归档范围，用于工作的图书、刊物、报纸，各类规范及规程，各级政府颁发下达的法规、政策以及录像、录音、照片等载体资料，均属档案资料的管理范围。②档案资料应妥善保管，应做好防盗、防火、防潮、防蛀、防污染工作。③应建立分类整理，定期汇总整理检查制度。工具书、参考书应r