按照部门岗位级别进行相应标号,以方便档案的查询和管理。第五章员工信息档案的收集与整理第十三条日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、
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职务任免、异动表、续签合同等材料。日常新进人员的员工信息档案必须于办理入职手续两日之
内,将新进员工的信息档案收集、整理并进行归档。第十四条人力资源部门在以下几个时段做好员工档案资料
的归档工作。1、新员工报到时新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,
统一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面左上方按照档案编号标准书写上档案袋编号、员工姓名、性别。
2、员工办理正式入职手续时办理完入职手续后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档:(1)员工试用期临时用工协议书;(2)《聘用员工情况登记表》;(3)《入职通知单》。3、员工办理转正手续时员工转正手续完成后,人力资源部必须将以下资料收集齐后,归入该员工的档案袋:
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(1)该员工的《转正申请表》、《转正通知单》;(2)《劳动合同》;4、员工办理调动手续时各级人力资源部门,在完成员工调动手续的三个工作日内,将员工调动手续资料装入该员工的档案案内,具体的资料有:(1)《员工调动审批表》;(2)发行集团人员调动发文文件。5、员工办理离职手续时员工离职时必须装入的资料有:(1)该员工的书面离职申请书;(2)合同终止书;(3)《离职申批表》;6、员工受到表扬等与人事相关工作时,需要归档的资料必须第一时间(三天以内)归档。第十五条在整理过程中不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。第六章员工档案的借阅与移交第十六条凡借用员工档案,必须填写《员工档案借阅登记表》,由人力资源部门的负责人核实理由,经分管人力资源的公
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司领导签批后,方可借出,借出的档案必须在3天内归还,如确因工作需要,可办续借手续。
借阅档案的人员,对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损,不准抽换、折卷和转换,不得复印。
第七章其他规定第十七条凡是公司的员工(正式员工、试用期员工、聘用员工和劳务派遣员工)都必须建立档案正本,是否建立副本,根据工作需要由人力资源部自行确定。第十八条档案管理人员应具有良好的思想素养,按受过正规的档案管理培训,在工作中须严格遵守保密制度。第十九条不得擅自处理或销毁档案材料,应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁r