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行政前台工作流程
(一)环境卫生的保持和检查
工作流程:1、每天早上9:00、中午14:20和下午17:55检查公司所有办公场所(包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等)的卫生和办公家具的摆放情况,及时收纳整理,保持各桌椅整齐,桌面、地面清洁无杂物;
2、保持办公区空气清新,定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂;3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品,填写《消耗品领用登记》,
保障公司后勤配备;4、每天早上9:10整理当日的报纸归纳至总经理室报夹,将更换下来的报刊统
一放置,每两个月以废品处理,所得费用交由行政主管记入《备用金流水帐簿》中上缴财务。注意事项:1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐;2、及时补给卫生用纸等后勤配备;3、报刊整理整洁有序,废旧报刊处理及时。相关记录:《消耗品领用登记》行政主管《备用金流水帐簿》行政主管
(二)接待客户来访
工作流程:1、客户进门起身迎接并询问来访事由;2、登记《客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;3、如有必要,安排来访者前往会客室稍坐片刻;4、准备招待茶水饮料;5、通知相关工作人员有人来访;6、每隔15分钟左右添加茶水来客告辞时起身道别;7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;8、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在《客户来访登记簿》上注明;9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回复;10、及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政主管归档。
注意事项:1、接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室;2、《客户来访登记薄》的详细记录;并及时将使用完的记录交由行政主管归档;3、及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复;4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。
相关记录:《客户来访登记薄》前台
(三)电话的接听和记录
工作流程:1、电话响铃两声后,立即接听,注意礼貌用语;2、电话铃响超过3声,接听电话应该致歉;3、接听电话时应控制音量,不应影响其他人的正常工作;4、对方所r