电算化会计账簿的变化及风险防范对策
摘要电算化会计帐簿相对于传统会计帐簿而言改变了数据的输入方式、处理方式、存储方式记方法但它存在因开发与设计软件不严格、业务操作不当和使用管理不规范而带来的风险。其防范为加强软件购置与开发的管理加强操作程序控制加强数据输入与输出管理加大检查监督力度。关键词电算化会计账簿变化风险分析防范对策一、电算化会计账簿的变化1、改变了数据输入方式。传统的会计账簿主要是根据审核无误的凭证逐笔或汇总记录在会计账簿上登账工作繁琐复杂易于出错。电算化环境下会计账簿的记录直接取决于数据采集端口的原始单据或记账凭证而原始数据的采集与输入形式已大为扩展如人工键盘录入磁盘、光盘、U盘等磁介质导入远程网络收集与传输输入方式呈现出迅速、开放、多元、高效的特点。2、改变了数据处理方式。在传统的会计核算程序中采用平行登记方法的总分类账与明细分类账的登记是一项原理简单而核算过程繁杂的工作。实行电算化后账簿数据的整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节会计信息系统基本采用集中处理的方式即多个子系统采集原始凭证信息记账凭证一次输入或生成各种账表数据在记账凭证分录库的基础上派生形成。数据的运算与归集高度依赖于计算机信息系统的实时操作账账、账证之间的对账环节也不复存在数据处理呈现出一体化倾向。
f3、改变了数据存储方式。传统的会计账簿以纸介质存储方式保留会计信息与管理会计信息。在计算机方式下账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中以电磁介质作为会计信息的存贮载体还可以存储在计算机磁盘、内存、磁带等磁介质与光盘等电介质上需要时可以通过打印机输出纸介质账簿。原始数据的输入端口、高度依存的电算化软件系统、易隐藏信息的存储介质成为影响电算化环境下会计账簿风险的三大主要因素这些因素不仅引起了传统会计账簿外在形式的变化而且带来了会计账簿实质性的变革。4、改变了数据登记方法。传统账簿中会计数据的登记按会计六大要素分别设置资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大账户并设置总分类账和明细分类账。而在电算化会计账簿中所有账户都被赋于一个科目号科目号的第一位用于标志这个会计科目的大类别如资产类为1、负债类为2、权益类为3、成本类为4、损益类为5前三位用于标志总账的会计科目如现金是101、银行存款是102这样就可以方便的进行总账、明细账、日记r