单份文件归档整理方法操作简图
收集分类
收集应归档的文件材料
齐全完整
归档判断
判断文件是否归档
依照归档范围慎重决定文件去留
确定期限
确定归档文件的保管期限
准确客观
慎慎重装订分类
用不锈钢钉或线单“件”装订年度机构（问题或文号）期限按保管期限年度机构（问题）分类按事由原则结合时间、重要程度进行排列注意件内文件排列的顺序
分类
做到分类实用科学
排列
保持文件的有机联系
编号
在每一“件”的上方空白处盖档号章
清晰、端正，件号不重、不空
编目
逐“件”编制归档文件目录
做到认真、细致、准确
装盒
按照分类体系和件号的顺序分别装入档案盒
不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒
编制检索工具
写归档说明、装订成档案目录
目录封面、背脊上的项目要填写完整
1
f流程：各部门年终移交由档案室统一整理归档流程操作步骤
1、每年的12月份，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》；1、收集的范围：领导和各部门上年度处理完毕的文件材料；2、收集的时间：每年的12月份，由档案室提出要求；3、收集的要求：①应归档材料须齐全、完整；②注意收集在电脑上起草文件的电子版本。
控制措施与质量标准
1、收集
2、档案室应做好接收的登记汇总工作，对各部门移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记；
3、档案室依据归档范围，参考本单位收发文登记本和印章登记本等，检查各部门移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续。
2、归档判断
确定文件是否归档
依据归档范围，需归档的转入下一流程；不需归档的剔除。
1、一般应去掉文件上原有的易生锈的金属物；3、装订2、将文件的订口对齐，用不锈钢钉或线在文件的左上角或左侧装订。
1、要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管利用。2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装。（白乳胶粘贴、缝纫机车缝等方法不再使用）3、有电子版本的可用袋装，不另装订。4、注意件内稿本、文本的排列。
2
f1、分年度把文件材料按形成年度分开2、分机构问题或文号在同一年度内按机构（问题）或文号分开3、分保管期限同一机构（问题）或文号内按不同的保管期限分开
文件的“形成年度”是指文件的成文日期1、按文件的形成或承办部门来确定应归入的机构。2、综合性的文件材料放入“办公室”或相应的综合办文部门。
4、分类
分类方法应保持相对稳r