高校电子档案管理的现状分析及对策研究
摘要随着信息技术的发展利用计算机和网络技术管理高校档案已经成为档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前高校档案馆室网络化的条件已经成熟但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析高校档案网络化的基础条件以及存在的问题勾画出高校档案网络化建设的架构并列出高校档案网络化的必要条件所需措施。关键词高校电子档案网络化研究随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类档案因此产生的大量的电子文件。电子档案较之纸质档案具有所用保存空间小方便查询使用等优点。然而信息技术领域内的难题很大程度的制约着电子档案管理的水平。一、目前高校电子档案管理工作中存在的主要问题一管理手段落后和模式陈旧目前仍有部分高校电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理虽一部分使用了计算机但仅采用单机操作计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势跟不上时代发展的需要阻碍了工作效率的提高和教育事业的发展。二忽视档案管理队伍建设和人员培训高校档案管理工作是一项复杂的系统工程要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了档案管理队伍的建设档案管理人员综合素质偏低专业结构、年龄结构不合理并且随着学分制的实施加强和完善电子档案管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时代发展对高等教育的新要求彻底摒弃陈旧、落后的管理理念将科学、先进、高效的管理理念引进到高校电子档案管理领域。三对电子档案的保存、保管利用的技术不足纸质档案的载体较为稳定安全而电子文件的载体稳定性差易损坏。此时高校档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具更多的经过档案人员鉴定归档的档案信息将存入“虚拟库房”。做到把正确的信息在正确的时间以正确的方式传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包
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