附件5：
电子文件档案管理
1主要工作依据11《电子文件归档与管理规范》GBT18894200212《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DAT38200813《神华集团公司音像档案管理办法试行》神华办〔2013〕61号2基本术语21电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。22归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。23背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。24元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件
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f环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据25电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数
据、背景信息和支持软件。26真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其
与形成时的原始状况一致。27完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。28有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可
识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。3管理职责与要求3l档案部门是电子文件的归口管理部门。3ll档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、
保管、鉴定、统计和利用负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。
3l2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工
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f作。32管理要求321电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照
档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等以下电子文件存储载体以光盘为例。
322档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。
323信息部门，应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储刻录到符合保管期限条件的光盘上，按规定填写电子文件登记表见表1、2，向档案部门移交。
324电子文件归档光盘的形成部门，应填写电r