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Word长篇文档排版技巧（一）
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市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的
4小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量
5的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改，
6整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管小王
7知道Word中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总
8是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为
9了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排
10版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。
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小王把自己的体会重点总结为两点：
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1制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置
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2不同的篇章部分一定要分节，而不是分页
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下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。
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单面打印的简单报告
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这份报告要求的格式是：A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目
17录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有
18页码，目录之后为第1页。
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设置纸张和文档网格
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写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”
21就是Word中的页面设置。
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从菜单中选择【文件】【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选
23择【纸张】选项卡，如图1所示。
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图1选择纸张
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通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从
28“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。
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很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用
30B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设
31置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。
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考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费
33力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在
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f34页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起35来更清晰。
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在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。
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选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字
39符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默
40认为“每r